Preguntas frecuentes destacadas sobre el correo electrónico
¿Cuánto espacio tengo para almacenar mis mensajes de correo electrónico? ¿Puedo llegar a quedarme sin espacio?
Su cuenta posee 25 GB de almacenamiento. Probablemente, nunca se quede sin espacio. De hecho, un usuario de correo asiduo, que manda y recibe muchos archivos adjuntos y archiva todos los mensajes puede llegar a usar hasta un 5% de este espacio por año (en general, menos que eso), por lo que tardaría décadas en utilizar todo el espacio disponible. También tenga en cuenta que Google Apps restringe el tamaño de los archivos adjuntos a 20 MB, por lo que no tiene que preocuparse si unos pocos archivos pesados utilizan el espacio de almacenamiento.
¿Puedo acceder a mi correo sin conexión?
Sí, puede configurar Gmail para tener acceso a sus mensajes de correo electrónico más recientes sin conexión. Para habilitar esta función, haga clic en Configuración en la esquina superior derecha de la ventana del correo, luego en la pestaña Sin conexión y posteriormente en Habilitar correo sin conexiónpara este equipo. (Tenga en cuenta que si su administrador de Google Apps ha inhabilitado el acceso sin conexión en su dominio, la pestaña Sin conexión no estará disponible y no podrá utilizar esta función).
¿Puedo evitar que los mensajes se agrupen en conversaciones?
Sí. En la esquina superior derecha de la ventana de Gmail, haga clic en Configuración. Luego, en la pestaña General, desplácese hasta Vista de conversación.
- Si la vista de conversación se encuentra desactivada, los mensajes nuevos no se agruparán en conversaciones y las conversaciones existentes se desagruparán en mensajes separados.
- Si la vista de conversación se encuentra activada, no puede separar los mensajes de una conversación. Sin embargo, si desea responder un mensaje pero no quiere que se agregue a la conversación, simplemente puede cambiar el asunto de la respuesta.
¿Cómo marco como “no leído” un mensaje que ya he abierto en la carpeta Recibidos?
Seleccione el mensaje. Luego, en la lista desplegable Más acciones, seleccione Marcar como no leído.
¿Puedo recuperar un mensaje que ya he enviado?
Sí, los labs de Gmail poseen una versión reciente de la nueva función “Deshacer el envío”, que le permite recuperar un mensaje unos pocos segundos después de haberlo enviado. Para habilitar esta función, haga clic en el ícono Labs (matraz verde) en la esquina superior derecha de la ventana de Gmail. Luego, debajo de Deshacer el envío, haga clic en Habilitar.
Tenga en cuenta que para que esta función se encuentre disponible, el administrador de Google Apps debe habilitar los labs en su dominio.
Escuché que la búsqueda de Gmail es realmente potente. ¿Cómo funciona?
Para buscar mensajes, ingrese una palabra que este contenga. Sin embargo, tenga en cuenta que la búsqueda encuentra solo “palabras completas”, es decir que no reconoce resultados parciales o similares. Por ejemplo, si busca beneficios, la búsqueda no encontrará beneficio o benef. Además, tampoco reconoce la búsqueda de caracteres especiales como corchetes, paréntesis, símbolos de moneda, el símbolo de unión, el símbolo de libra esterlina y los asteriscos.
De manera predeterminada, la búsqueda no revisa las carpetas Papelera y Spam. Para incluir esas carpetas en la búsqueda, haga clic en Mostrar opciones de búsqueda, al lado del campo Buscar, y luego, en la lista desplegable Buscar, seleccione Mensajes, Spam y Papelera. Puede encontrar más información acerca del uso de la función de búsqueda en el Centro de asistencia de Google Apps.
¿Puedo importar los correos electrónicos antiguos de Outlook o Lotus Notes a Google Apps?
Sí. Consulte Migración de datos en este sitio para obtener más detalles.
¿Puedo hacer que Gmail sea el programa de correo electrónico predeterminado al hacer clic en vínculos a correos electrónicos?
Sí, en caso de que Google Talk esté habilitado en su dominio. Si es así, establezca Gmail como su programa de correo electrónico predeterminado de la siguiente manera:
- Abra Google Talk.
- Haga clic en Configuración en la esquina superior derecha de su lista de contactos.
- En el cuadro de diálogo General, seleccione Abrir Gmail al hacer clic en vínculos a correos electrónicos.
- Haga clic en Aceptar.
Sin embargo, tenga en cuenta que esta configuración no funciona con todos los vínculos a correos electrónicos.
Si Google Talk no está habilitado, puede utilizar el notificador de Gmail (solo se encuentra disponible con la edición gratuita de Google Apps).
Conversaciones y mensajes
¿Puedo responder o reenviar solo uno de los mensajes de una conversación?
Sí. Abra la conversación y expanda el mensaje individual. Al final del mensaje, haga clic en Responder oReenviar.
¿Puedo eliminar un mensaje de una conversación?
Sí, puede eliminar uno o más mensajes de una conversación de la siguiente forma:
- Abra la conversación y expanda el mensaje que desea eliminar.
- Haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra al lado de Responder en la esquina superior derecha del mensaje.
- Seleccione Eliminar este mensaje.
¿Puedo abrir un mensaje en una ventana individual de la ventana principal de correo?
Sí; si su navegador está configurado para mostrar ventanas emergentes en una ventana nueva, puede realizar lo siguiente:
- Al leer un mensaje, haga clic en el vínculo Ventana nueva en la esquina superior derecha del mensaje.
- Al redactar un mensaje, haga clic en el ícono de “ventana emergente” que aparece en la esquina superior derecha del mensaje.
¿Cómo paso el corrector ortográfico en un mensaje que he escrito?
Haga clic en Revisar ortografía en la parte superior del mensaje que esté redactando. Las palabras escritas de manera incorrecta se mostrarán resaltadas en amarillo. Puede hacer clic en la palabra mal escrita para ver las correcciones sugeridas.
Archivos adjuntos
¿Existe un límite de tamaño o alguna restricción para cargar o descargar ciertos tipos de archivos adjuntos en Gmail?
Sí. Para evitar los virus, Gmail no acepta los archivos adjuntos ejecutables. También existe un límite de 20 MB para los archivos adjuntos. Para ver más detalles, consulte el Centro de asistencia de Google.
¿Puedo arrastrar y soltar un archivo para adjuntarlo a un mensaje?
Sí, si utiliza el navegador Google Chrome. De lo contrario, deberá examinar sus documentos y seleccionar el archivo para adjuntarlo.
¿Cómo puedo copiar un archivo adjunto de un mensaje a otro?
Debido a que Gmail es un sistema basado en la web, no puede arrastrar un archivo adjunto de un mensaje a otro. Para solucionarlo, puede hacer lo siguiente:
- Abra el mensaje o conversación que contenga el archivo.
- Si este se encuentra adjunto a un único mensaje, haga clic en Reenviar (en la parte inferior). Si está adjunto en una conversación, haga clic en Reenviar todo, a la derecha.
- Elimine todo el contenido “reenviado” de los mensajes originales, que aparece al final del mensaje nuevo. Tenga en cuenta que los archivos adjuntos permanecen en el mensaje reenviado.
- Luego, redacte el mensaje nuevo y envíelo.
Otra opción es descargar el archivo adjunto y cargarlo en otro mensaje.
¿Puedo adjuntar un mensaje o una conversación a un mensaje nuevo?
No, no puede incorporar un mensaje dentro de otro de forma directa. Para solucionarlo, puede hacer lo siguiente:
- Para adjuntar un único mensaje, ábralo y haga clic en Reenviar (en la parte inferior). Para adjuntar una conversación, ábrala y haga clic en Reenviar todo, a la derecha.
- Luego, redacte el mensaje nuevo y envíelo. El mensaje anterior se incluirá debajo del mensaje nuevo.
De lo contrario, puede copiar el texto del mensaje anterior y pegarlo en un mensaje nuevo.
Etiquetas
En el correo electrónico de Google Apps no hay carpetas. ¿Cómo organizo los mensajes?
Gmail posee una función de “etiquetas” en lugar de carpetas. Las etiquetas son similares a las carpetas, solo que más eficientes y flexibles, ya que puede agregar varias de ellas a un mensaje para incluirlo en diferentes categorías. Para ver más detalles, consulte el Centro de asistencia de Google.
¿Cuántas etiquetas puedo crear?
Puede crear hasta 200 etiquetas.
¿Puedo aplicar más de una etiqueta a un solo mensaje de correo electrónico?
Sí, puede aplicar varias etiquetas a un mensaje: seleccione el mensaje en su carpeta Recibidos, o ábralo, y luego seleccione una o más etiquetas en la lista desplegable Etiquetas que aparece en la parte superior de la ventana de correo.
¿Puedo anidar etiquetas como cuando anidaba carpetas en mi antiguo programa de correo?
Sí, puede hacerlo al habilitar el lab de Gmail “Etiquetas anidadas”. Esta función le permite crear una jerarquía de etiquetas, como lo hacía con las carpetas. Para habilitar esta función, haga clic enConfiguración en la esquina superior derecha de la ventana de correo y luego haga clic en Labs. Haga clic en Habilitar, debajo de Etiquetas anidadas. Tenga en cuenta que para que esta función se encuentre disponible, el administrador de Google Apps debe habilitar los labs en su dominio. Si los labs no están habilitados, puede simular un árbol de carpetas con etiquetas de la siguiente forma:
- Utilice un carácter, como la barra diagonal (/) para separar la etiqueta principal de las subetiquetas.
- Cree subetiquetas agregándolas a las etiquetas principales utilizando el separador.
Por ejemplo, para la etiqueta principal “Proyectos”, las subetiquetas pueden ser “Proyectos/Ilustraciones” y “Proyectos/Folletos”.
Si elimino una etiqueta, ¿se elimina también el mensaje que la contiene?
No. Solo se elimina la etiqueta del mensaje.
Almacenamiento y eliminación de mensajes
¿Cuándo debo optar por eliminar un mensaje en lugar de archivarlo?
Al eliminar o archivar un mensaje, este desaparece de la carpeta Recibidos. Si elimina un mensaje, este se mueve a la carpeta Papelera y luego de 30 días se elimina de forma definitiva de su cuenta de Google Apps. Si archiva un mensaje, este se mueve a Todos (su archivo), donde podrá encontrarlo fácilmente en el futuro al usar la poderosa función de búsqueda de Google. Debido a que cuenta con muchísimo espacio para almacenar todo su correo (25 GB), le recomendamos que archive los mensajes en lugar de eliminarlos definitivamente.
¿Por cuánto tiempo permanecen los mensajes en el archivo?
Los mensajes permanecen en el archivo para siempre, a menos que decida eliminarlos.
¿Por cuánto tiempo permanecen los mensajes en la Papelera?
Los mensajes permanecen 30 días en la Papelera. Luego de ese lapso, Gmail los elimina definitivamente.
¿Cómo quito un mensaje de la Papelera?
Busque el mensaje en la Papelera y selecciónelo. Luego, en la lista desplegable Mover a que se encuentra en la parte superior de la ventana de correo, seleccione Recibidos.
¿Por qué un mensaje que archivé o eliminé vuelve a aparecer en la carpeta Recibidos?
Si alguien responde a un mensaje que usted archivó o envió a la Papelera, este vuelve a aparecer en la carpeta Recibidos como una conversación, incluso con el mensaje que había archivado o eliminado. Si el mensaje ya se había eliminado de la Papelera definitivamente, verá una opción en la parte inferior del mensaje para visualizar los mensajes eliminados de la conversación.
¿Debo eliminar o archivar los mensajes de la carpeta Enviados?
No hace falta eliminar o archivar mensajes de la carpeta Enviados. Los mensajes permanecerán en esa carpeta para siempre, a menos que decida eliminarlos. Debido a que posee 25 GB de espacio, puede conservar los mensajes en esa carpeta para buscarlos en el futuro en caso de necesitarlos. Además, tenga en cuenta que los mensajes de la carpeta Enviados se archivan en Todos, por lo que permanecen en la carpeta Enviados, aun si los archiva.
Funciones de correo electrónico
¿Gmail posee una función de Fuera de la oficina?
Sí; en Gmail, puede configurar la “respuesta automática”, similar a la función “Fuera de la oficina” de Outlook o Lotus Notes. Para ver más detalles, consulte el Centro de asistencia de Google.
¿Puedo compartir mi correo electrónico con otro empleado?
Los buzones de correo compartidos no se admiten. Sin embargo, puede configurar un filtro de correo electrónico (regla) para reenviar tipos de mensajes específicos a otro empleado.
¿Existe la combinación de teclas para acceso directo en Gmail?
Sí, en Gmail se incluye un conjunto completo de combinaciones de teclas para acceso directo. Primero, debe habilitar esta función:
- En la esquina superior derecha de la ventana de correo, haga clic en Configuración.
- Debajo de Combinaciones de teclas para acceso directo, seleccione Activar combinaciones de teclas para acceso directo.
- Haga clic en Guardar cambios.
Luego, para ver las combinaciones de teclas para acceso directo, presione Mayús+? al visualizar su lista de mensajes en la ventana principal de correo.
¿Los buzones compartidos son compatibles en Gmail?
En realidad, no. Pero para solucionarlo, puede crear su propia lista de correo (llamada “grupo”) para todos los empleados que quieran compartir una dirección de correo electrónico. Para esta opción, es necesario que su administrador haya habilitado los grupos administrados por el usuario en su dominio. Si los grupos administrados por el usuario no están disponibles, deberá pedirle a su administrador de Google Apps que configure una lista de correo (grupo) para todos los empleados que quieran compartir una dirección de correo electrónico.
Si en su dominio la delegación de correo electrónico está habilitada, puede usarla para permitir que hasta otros 10 usuarios accedan a una sola cuenta de correo electrónico.
¿Existe una función de “tareas” en Gmail que me permita agregar mensajes a una lista para su seguimiento?
Sí, el gadget de Tareas de Google está disponible en Gmail y en Calendar. Simplemente haga clic en el vínculo Tareas del panel izquierdo para abrir el gadget de Tareas. Utilícelo para crear una o más listas de tareas. Para agregar un mensaje de correo electrónico a una lista de tareas, abra el mensaje y haga clic en Más acciones > Agregar a Tareas. El asunto del mensaje aparecerá en la parte superior de la lista de tareas, con un vínculo al contenido del mensaje.
Spam
¿Por cuánto tiempo permanecen los mensajes en la carpeta Spam?
Los mensajes permanecen 30 días en la carpeta Spam. Luego de ese lapso, Gmail los elimina definitivamente.
¿Cómo evito que los mensajes de remitentes específicos no se clasifiquen como spam?
Puede evitar que los mensajes de un remitente ajeno a su dominio se clasifiquen como spam de forma incorrecta creando un filtro de correo electrónico utilizando la opción Nunca enviar a la carpeta Spam:
- En Gmail, haga clic en Configuración > Filtros > Crear un filtro nuevo.
- Ingrese la dirección de la persona en el campo De: y luego haga clic en Siguiente paso.
- Seleccione Nunca enviar a la carpeta Spam y haga clic en Crear filtro.
