Preguntas Frecuentes acerca del Calendario Migración de los eventos del calendarioMi nuevo calendario de Google está vacío. ¿Cómo le vuelvo a ingresar mis reuniones?Tiene varias opciones para migrar datos desde su antiguo calendario a Google Apps. Para obtener más detalles, consulte Migración de datos. Configuración de su calendario¿Cómo establecer la zona horaria en el calendario?Para cambiar la zona horaria predeterminada y otros parámetros de configuración, siga estos pasos:
¿Existen los recordatorios de eventos en Google Calendar?Sí. De manera predeterminada, Google Calendar muestra un recordatorio emergente 10 minutos antes del evento. Pude cambiar la hora del recordatorio al editar la configuración de su calendario. Configuro recordatorios pero no los veo. ¿Por qué?Para recibir recordatorios de eventos, asegúrese de tener abierta su ventana de Calendar. ¿Puede verse más de una zona horaria en mi calendario?Sí, en Google Calendar pueden verse dos zonas horarias. Para agregar otra zona horaria a la vista de calendario, haga clic en Configuración. En la pestaña General, debajo de su Zona horaria actual, seleccione otra zona en la lista Zona horaria adicional. Programación de reuniones¿Puedo reservar salas y recursos con Google Calendar?Sí, en caso de que su administrador de Google Apps los haya configurado. En su invitación, haga clic en el vínculo Comprobar la disponibilidad de recursos e invitados. Aparecerá la ventana Ver disponibilidad. Allí podrá buscar un recurso o navegar por la lista de recursos. ¿Puedo reservar varias salas a la vez?Sí, puede reservar más de una sala o un recurso en la invitación a su evento.¿Puedo invitar a una lista de correo de nuestro directorio corporativo a una reunión?Sí, puede invitar a una lista de correo (grupo) del directorio corporativo a una reunión. Cada miembro del grupo recibirá una invitación por correo electrónico. De todos modos, tenga en cuenta que la invitación por correo electrónico no mostrará todos los miembros del grupo. Además, estos aparecerán en la invitación en el calendario de cada invitado solo si tiene permiso para ver la lista de los miembros del grupo. ¿Puedo invitar a personas ajenas al domino de mi organización?Sí, puede enviar invitaciones de reuniones a cualquier dirección de correo electrónico. ¿Recibiré una notificación si una persona acepta mi invitación a la reunión?De manera predeterminada, las notificaciones están desactivadas. Puede activarlas y elegir si desea recibir una notificación en una ventana emergente o en un correo electrónico:
¿Puedo ver una lista de las personas que acepten mi invitación?Sí, abra los detalles del evento para ver quién ha aceptado su invitación. ¿Cuál es el número máximo de invitados para una reunión?Puede invitar a 500 personas como máximo. Sin embargo, si desea invitar a más de 500 personas a una reunión, póngase en contacto con su administrador de Google Apps, que podrá facilitarle una herramienta que permite invitar a más participantes. ¿Puedo configurar una reunión periódica?Sí, las reuniones periódicas son compatibles con Google Calendar. Para configurar una, seleccione una opción de la lista desplegable Se repite en la invitación a la reunión. ¿Puedo invitar a un participante opcional a una reunión?Actualmente, en Google Calendar no se incluye la opción de especificar participantes opcionales. Para solucionarlo, puede indicar qué participante es opcional en el campo Descripción. ¿Puedo crear vínculos “activos” en la descripción del evento?Sí, pero solo si impide que los invitados modifiquen el evento (al no seleccionar la casilla de verificación Los invitados pueden modificar el evento). Tenga en cuenta que siendo el anfitrión puede editar la invitación, y los vínculos no aparecerán como “activos” en su calendario. Sin embargo, verá los vínculos activos en el mensaje de confirmación del evento que reciba. Para crear un vínculo a un sitio web en la descripción del evento, simplemente ingrese la URL, como por ejemplo: http://www.google.com. También puede crear texto vinculado al utilizar etiquetas HTML. Por ejemplo, para crear en vínculo Información del producto, deberá utilizar el siguiente formato: <a href="www.cualquier-url.com">Información del producto</a> Si el código HTML es válido, Google Calendar lo oculta al guardar el evento (pero muestra el texto “Información del producto”). Luego, se crea el vínculo en la invitación que reciben los participantes. ¿Puedo editar solo una reunión de una reunión periódica?Sí. Abra la reunión que desea editar, realice los cambios y haga clic en Guardar. Google Calendar le preguntará si desea aplicar los cambios solo a la reunión seleccionada, a todas las reuniones o a las reuniones futuras. ¿Puedo establecer una reunión como privada?Sí, en Google Calendar existe la configuración de privacidad. En los detalles del evento, seleccione Privado, para que solo las personas con privilegios en su calendario como Realizar cambios en eventos (o mayores) puedan ver el evento y sus detalles. Archivos adjuntos en Calendar¿Puedo adjuntar archivos en una invitación a una reunión?Sí, puede hacerlo al agregar vínculos a documentos de su directorio de Google Docs. Por ejemplo, puede crear un documento en Google Docs y luego agregar un vínculo a este en su invitación. O bien, puede cargar varios tipos de archivos a Google Docs, como documentos de Microsoft Office y PDF. Google Docs genera una URL para el archivo cargado, que luego puede agregar a su invitación. Aquí encontrará otras formas de agregar archivos adjuntos en las invitaciones a eventos:
¿Podré recibir archivos adjuntos de reuniones programadas en Microsoft Outlook o Lotus Notes?Sí. Si alguien que utiliza Outlook o Notes le envía una invitación a una reunión con un archivo adjunto, lo recibirá en la invitación por correo electrónico. Sin embargo, este no aparecerá en el evento en su calendario. Uso compartido del calendario¿Qué nivel de acceso a mi calendario poseen los demás? ¿Mi calendario es público?De manera predeterminada, su calendario se comparte con todos en su dominio. Ellos solo pueden ver la información de libre/ocupado en él. Sin embargo, puede desactivar el uso compartido del calendario. Si comparte su calendario con todos en su dominio, puede especificar si pueden ver solo la información de libre/ocupado o todos los detalles del evento. También puede compartir su calendario con personas específicas y otorgarles uno de los siguientes niveles de acceso:
Si deseo acceder al calendario de mi jefe, ¿debe darme permiso?Sí; si desea acceder al calendario de otro empleado, esa persona debe darle permiso al editar la configuración del calendario. Si una persona comparte su calendario conmigo, ¿puedo recibir correos electrónicos cuando alguien acepte las invitaciones de esa persona?Sí, puede configurar las notificaciones de calendario compartido. Sin embargo, las notificaciones están desactivadas de manera predeterminada. Puede activarlas de la siguiente forma:
Si una persona comparte su calendario conmigo, ¿puedo ocultarlo?Sí, puede ocultar el calendario al hacer clic en él en su lista de calendarios a la izquierda de la vista de calendario. Invitaciones a reunionesSi me invitan a una reunión, ¿puedo proponer un nuevo horario?No puede hacerlo de forma directa, pero esto se puede solucionar fácilmente. Primero, abra la invitación y, debajo de ¿Asistirá? seleccione Tal vez. Luego, realice una de las siguientes opciones:
¿Puedo reenviar una invitación a otro empleado?Sí, si el anfitrión de la reunión seleccionó la opción de permitir que los participantes inviten a otras personas. Si es así, haga clic en Agregar invitados en la invitación a la reunión, ingrese la dirección a la que desea reenviarla y haga clic en Guardar. Google Calendar le preguntará si desea enviar una invitación a esa persona. A partir de ese momento, el nuevo invitado recibirá actualizaciones del anfitrión a la reunión. Tenga en cuenta que se notificará por correo electrónico al anfitrión de la reunión que usted ha invitado a otro participante. ¿Puedo aceptar invitaciones en Google Calendar enviadas desde otro programa de calendarios?Sí. Si alguien ajeno a su dominio le envía una invitación desde otro tipo de calendario, puede aceptarla normalmente en Google Calendar. Si es posible, Google Calendar inserta un vínculo de Agregar al Calendario en la invitación. Simplemente haga clic en el vínculo y la invitación se agregará a su calendario de Google. De lo contrario, si la invitación se encuentra en el formato estándar .ics (como las invitaciones de Microsoft Outlook y Lotus Notes), puede descargar el archivo .ics y cargarlo a Google Calendar. |
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